De wet- en regelgeving voor de Europese aanbesteding is zo ingewikkeld, dat het verstandiger is professionele adviseurs bij het proces in te schakelen.
Is het pakket van eisen rond, dan worden arbodiensten uitgenodigd offerte te doen. Over sommige eisen valt niet te onderhandelen, aan de reactie op andere wensen worden punten toegekend. De bedrijven met de hoogste score, komen zich presenteren. Het proces is van A tot Z beschreven in een handboek.
Fouten
“Je moet zo’n aanbesteding nooit zelf doen. Je hebt specialistische expertise nodig. Een van de leden van de begeleidingscommissie, een bestuursadviseur facilitair, heeft ervaring met aanbesteden, maar hij kent weer niet de specifieke regels rond arbo. Je kunt snel fouten maken waardoor je zomaar een half jaar met de hele procedure achterop bent.” Onderwijsgroep Noord schakelde Loyalis in als procesbewaker: om te zorgen dat alles verliep volgens de regels, maar ook voor weging van de eisen, voorselectie van de diensten en het leiden van de gesprekken tijdens de presentaties.
Top 5
Door de externe ondersteuning hadden de commissieleden ‘hun handen vrij’. “Zij luisterden. Wij konden praten over wat we belangrijk vonden en later kijken of ze onze eisen goed hadden verwoord.” Later bekeek de commissie de top 5 en bereidde de gesprekken met drie kandidaten voor. “De presentaties zijn heel belangrijk. Hoe de arbodiensten het aanpakken, waar je op wilt letten. Dat je de bedrijfsarts een centrale rol wilt geven in je verzuimbeleid, bepaalt dan mede hoe je naar de presentatie kijkt. Je krijgt trouwens niet het standaardverhaal. Dat heeft me wel verrast, dat arbodiensten in dit proces die ruimte krijgen.”
APK-gekeurd
“Door de regelgeving kom je automatisch bij de grotere diensten uit. Dat vonden wij wel jammer. Een goede bedrijfsarts die voor zichzelf was begonnen, kwam op basis van de punten niet in aanmerking zich te presenteren. Maar als grote instelling heb je kwaliteitseisen (garantie op snelle vervanging, scholing voor alle directeuren) waar een kleine arbodienst niet aan kan voldoen en we willen natuurlijk wel goed werkgeverschap laten zien. Ten slotte heb je die aanbestedingsregels om kwaliteit te waarborgen. Bij een APK-gekeurde auto verwacht je ook geen problemen.”
