Op het Commanderij College in Gemert bestond al langere tijd behoefte aan inzicht in de personele behoefte op langere termijn. Het Scenariomodel-VO van Voion biedt dit inzicht en sprak hen wel aan. Daarom organiseerde HR-adviseur Henriëtte Harks een incompanytraining voor een twintigtal collega’s van de Orionscholen. Op deze dag heeft ze veel geleerd: ”In betrekkelijk korte tijd krijg je een goed beeld van de toekomst: hoeveel leerlingen we de komende jaren kunnen verwachten en hoeveel personeel we per vak dan meer of minder nodig hebben.”
Henriëtte Harks: ‘’Doordat je tijdens de training zelf oefent en aan de slag gaat met het model, heb je veel meer inzicht in hoe het werkt en in de uitkomsten, dan wanneer je iets leest of uitgelegd krijgt. Aan het eind van de dag ging ik naar huis met een toekomstscenario. Hierdoor hadden wij inzicht in de langere termijn wat betreft het aantal leerlingen en ons personeelsbestand en konden wij daarover samen met de andere Orionscholen in gesprek gaan.’’
Gezamenlijk
Het Commanderij College is aangesloten bij Orion, een samenwerkingsverband van 13 scholen. Omdat de scholen zowel individueel als gezamenlijk op zoek waren naar een instrument, besloot Orion tot een gezamenlijke cursus. Zo konden ze ook kijken of er mogelijkheden zijn om samen te werken op het gebied van strategische personeelsplanning en -beleid. Diverse scholen vonden het interessant hierover hun licht op te steken, dus kwam er een cursus voor HR-adviseurs, financial controllers en schooldirecteuren van diverse Orion Scholen op het Commanderij College in Gemert.
‘’De deelnemers plegen gewoonlijk al veel inhoudelijk overleg over hun werk, dus het was nuttig om dan samen de cursus te volgen,’’ zegt Henriëtte Harks, die samen met de financial controller van haar school de training volgde. ‘’Het was goed om de cursus met andere scholen te doen. Je kunt samen sparren en hoort waar andere scholen tegenaan lopen, hoe ze de strategische personeelsplanning regelen, welke vragen op dat gebied spelen en hoe ze hun beleid vormgeven. De gesprekken gingen over oplossingen en alternatieven. De mogelijkheid tot gesprek was juist door de diversiteit in de groep heel interessant.’’
Groei of tekorten
‘’Na deze dag konden wij werken met het Scenariomodel-VO en de module voor strategische personeelsplanning. Zo kregen we inzicht in waar we in de toekomst mee te maken kunnen krijgen. Met het aantal leerlingen en voor welke vakken we personeel teveel of tekort hebben. Het model is vrij simpel, dus zeker aan te raden voor andere scholen. Je moet wel gegevens uit de salarisadministratie, formatiesystemen en uit magister beschikbaar hebben om ermee te kunnen werken. Je vult zelf in het systeem in waar je inzicht in wilt hebben over de langere termijn. Dan krijg je heel snel een beeld van wat je in de toekomst kunt verwachten en nodig hebt op het gebied van personeel. En als cijfers afwijken, doordat er bijvoorbeeld toch meer leerlingen komen dan uit de voorspellingen werd verwacht, kun je dingen aanpassen. Het scenario dat we op de trainingsdag maakten, klopte met het beeld dat we vanuit onze eigen systemen hadden. Zo weet je echt wat er op langere termijn komt.
’’Alle gegevens gaan in één systeem: ‘’Dat is nieuw voor ons en daar waren we met het Commandorij College naar op zoek. Dit is dan ook de volgende stap in de professionalisering van de school.”
Anticiperen
‘’Hoewel de gegevens van dit model nauwkeurig zijn, weet je dat die kunnen veranderen. Zo gaat vaak tien procent van de medewerkers eerder met pensioen. Scholen moeten zelf hun personele gegevens actueel houden om een reëel beeld te krijgen. Zo kun je op tijd anticiperen door middel van doorstroom, om- en bijscholing en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Er zijn veel interventies die je erop kunt afstemmen,” aldus Henriëtte Harks.
