Als de school (het bevoegd gezag) aan een andere partij opdracht geeft om werkzaamheden uit te voeren waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, is de school ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en de andere partij (bijvoorbeeld Voion), ‘verwerker’. In die gevallen is de school verplicht een verwerkersovereenkomst tussen beide partijen op te stellen.
Hierin wordt vastgelegd hoe de verwerker met uw persoonsgegevens moet omgaan. Met behulp van de Modelovereenkomst uit het Privacyconvenant, waar Voion als deelnemer is ingeschreven, helpt Voion de school aan deze verplichting te voldoen.
U tekent de verwerkersovereenkomst om vast te leggen hoe Voion met uw gegevens moet omgaan. De licentieovereenkomst legt vast hoe u met het instrument moet omgaan dat u ter beschikking wordt gesteld.
Nee, Voion verleent in opdracht van de sociale partners (de VO-raad en de onderwijsvakbonden) diensten aan scholen in het voortgezet onderwijs. Die diensten zijn al betaald uit de jaarlijkse bijdrage. Aan het gebruik van de instrumenten zijn verder geen kosten verbonden.
Als verwerkingsverantwoordelijke bent u gehouden de verwerking van uw gegevens goed te regelen. Wanneer u één van beide overeenkomsten niet tekent, kunnen wij u niet langer gebruik laten maken van de instrumenten.
De licentieovereenkomst bepaalt aan welke voorwaarden het gebruik van een instrument is gebonden. Het instrument is namelijk het intellectuele eigendom van de softwareleverancier die het aan u, via Voion, verstrekt. Deze softwareleverancier wil zijn rechten veiligstellen en misbruik van zijn software voorkomen.
Het bestuur is, als werkgever, aansprakelijk voor alle aangesloten scholen. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de werkgever namelijk de verantwoordelijke partij. In het onderwijs is het bestuur, ook in het geval van meerdere scholen, de werkgever. Daarom laten we het ‘bevoegd gezag’ (d.w.z. het bestuur) tekenen.
De verwerkersovereenkomst en de subverwerkersovereenkomst hebben allebei als doel om vast te leggen hoe er met uw gegevens wordt omgegaan. In de verwerkersovereenkomst zijn de verantwoordelijkheden tussen uw school en Voion geregeld. Voion maakt gebruik van externe softwareleveranciers voor de hosting van programma’s en het beschikbaar stellen van software. Omdat deze softwareleveranciers uw gegevens ook kunnen inzien, gelden de regels waaraan Voion zich moet houden, ook voor deze leveranciers. Dat wordt geregeld in de subverwerkersovereenkomst.
U kunt uw vraag stellen via de mail: info@voion.nl of u kunt onze Servicedesk bellen tijdens kantooruren op 045-579 6024. Wij helpen u graag.