Laden...
Dit artikel is gepubliceerd door Stichting Onderwijsarbeidsmarkt MBO.
“Een goede SPP is bruikbaar van strategisch tot op persoonsniveau”
De wereld om ons heen verandert snel en dat heeft zijn weerslag op het personeelsbestand van schoolorganisaties. “Door de uitstroom van oudere docenten, de krapte op de arbeidsmarkt en het gegeven dat docenten hun loopbaan dynamischer invullen en niet meer 20 jaar op een plek blijven werken, zijn we dit jaar weer gestart met onze Strategische Personeelsplanning”, vertellen regiodirecteur Yvonne Ouwens en HR Business Partner Mirella Magnin van Groenblauwe Delta Yuverta.
Groenblauwe Delta Yuverta bestrijkt een grote regio, van Gorinchem tot Brielle, en heeft ongeveer 2.700 leerlingen en 300 medewerkers op vijf locaties. Yvonne Ouwens is regiodirecteur van Groenblauwe Yuverta en van de programma’s Leven Lang Ontwikkelen en Hot Spot Water, waarmee het mbo en opdrachten vanuit het bedrijfsleven aan elkaar worden gekoppeld. Mirella Magnin is HR Business Partner. Ze is regioadviseur en aanspreekpunt HR voor de scholen van Groenblauwe Delta en vanuit het HR-team is zij verantwoordelijk voor portefeuille Formatie Planningsproces. Daar hoort ook strategische personeelsplanning (SPP) bij en Groenblauwe Delta Yuverta heeft hiervoor een geheel eigen SPP-ontwerp gemaakt.
Van regio naar locatie
Yvonne Ouwens: “Het viel me op dat schoolleiders elk jaar bij de formaties tegen ongeveer dezelfde vraagstukken aanliepen. Daarom zijn we in 2015 al begonnen met strategische personeelsplanning. Op basis van het hoe-boek van Hanneke Moonen over SPP, hebben we workshops georganiseerd om te kijken welke ontwikkelingen op ons afkomen, wat het effect daarvan is op het personeelsbestand en wat we nodig hebben aan kennis en competenties. Drie jaar geleden hebben we de SPP regionaal ingezet en op dit moment willen we het per vestiging verder uitkristalliseren. Er zit namelijk wel een rode draad door de locaties heen, maar ieder heeft ook zijn specifieke uitdagingen.”
Mirella Magnin vertelt dat bij Groenblauwe Delta een uitstroom is geweest van oudere docenten en dat het steeds moeilijker wordt om goede docenten te werven. “De groep met echte vakfanaten, de ‘oude rotten in het vak’ die heel gepassioneerd zijn over dieren en planten, is schaars geworden. Daardoor moeten we op een creatievere manier gaan werven en met de SPP kunnen we vooraf analyseren aan welke competenties we behoefte hebben. Bovendien zijn de vakmensen die we nu aannemen voornamelijk zij-instromers die nog bevoegd en bekwaam gemaakt moeten worden. Je investeert meer in opleiding en ook dat moet je meenemen in je strategische planning om gaten in je rooster te voorkomen.” Yvonne Ouwens: “Daarnaast moet je ook creatiever nadenken over de manier waarop je je onderwijs wilt vormgeven. Docenten willen hun loopbaan dynamischer invullen en blijven niet meer decennialang op dezelfde plek werken. Hoe leid je hen zo breed mogelijk op, hoe kun je onderwijsassistenten beter inzetten en meer met workshops gaan werken? Dat soort vraagstukken hebben te maken met je onderwijsvisie en moet je in een goede SPP verwerken: naast binden en boeien, wil je je medewerkers ook carrièreperspectieven bieden.”
Reële prognoses
Met een SPP breng je de verwachte instroom van studenten in verband met de competenties en kennis van het personeelsbestand. “Het is op een mbo moeilijker om het aantal studenten te voorspellen dan op een middelbare school, maar we werken met reële prognoses. Als je daar behoudend mee omgaat, maak je echt een redelijke inschatting van de situatie”, zegt Yvonne Ouwens. “We hebben een brede onderwijsvisie die wordt vertaald naar de regio, maar ook locatiespecifiek wordt ingevuld. Omdat we het SPP-traject al een keer hebben doorlopen, hebben we ontdekt dat je de learnings consequent mee moet nemen in gesprekken en visies. Het is een levend document dat je steeds moet updaten en vasthouden.” Mirella Magnin: “In deze nieuwe ronde zijn we gestart met het benoemen van de regiocompetenties, ondernemerschap en innovatiekracht als stip op de horizon: wat kunnen en willen we als regio bereiken? Vervolgens maakt iedere locatie zijn eigen SPP en analyseren we de competenties per locatie om te bekijken hoe we het gemeenschappelijke doel over de locaties heen kunnen verwezenlijken. Als je bij het maken van een SPP regionaal samenwerkt, kun je met meerdere locaties bijvoorbeeld een nieuwe medewerker een groter contract of een functie deels regionaal en deels op locatie invullen. Dan bied je ook meer dynamiek in de loopbaan van de docenten.”
Praktische uitwerking
Om een goede analyse te kunnen maken, werkt Groenblauwe Delta met de HR3P matrix, die in kaart brengt hoe je personeelsbestand eruitziet qua functioneren en groeipotentieel. Mirella Magnin: “Het is belangrijk om deze matrix in te vullen met het oog op de toekomst. Daarnaast hebben we zelf een meerjarenplan ontwikkeld om op kwantitatief niveau te bekijken hoe het personeelsbestand er nu uitziet en over drie jaar. Je krijgt daardoor een helder beeld van uitstroom en mogelijke vacatures, als je het koppelt aan de verwachte leerlingenaantallen. Aan het meerjarenplan hebben we eigen personeelsscan toegevoegd om te analyseren wat we op regionaal en per locatie aan competenties nodig hebben als we een strategische beweging willen maken. Elke locatie kan op teamniveau invullen welke competenties aanwezig zijn en dat wordt in een kleurenkaart uitgewerkt. Vervolgens kun je de professionaliseringsslag op deze gegevens aansluiten: hoe zetten we bijvoorbeeld trainingen in? Maar je kunt met SPP ook het gesprek op persoonsniveau voeren: wat wil iemand, hoe gaat dat en welke stappen zijn er nodig om dat te bereiken? Op deze manier werkt de SPP heel breed: van regio tot locatie en van team tot op persoonsniveau.” Mirella voegt toe dat schoolleiders het leuk vinden om aan SPP mee te werken. “Je wordt op een school al snel in beslag genomen door de waan van de dag en de SPP dwingt je om uit de operatie te stappen en op een strategische manier naar je locatie en team te kijken. Welke doelen hebben we en aan welke touwtjes moeten we trekken om die doelen te realiseren?”
Vooruitkijken
De Groenblauwe Delta wil de SPP-gegevens van de locaties per 1 januari 2023 verzamelen. Yvonne Ouwens: “In februari moet het project voltooid zijn omdat we dan weer aan de slag gaan met het formatieplanningsproces. Het zou ideaal zijn om de SPP jaarlijks te herijken om proactief keuzes te blijven maken. Je kunt bijvoorbeeld al een jaar voordat een vakdocent uitstroomt, gaan werven. Dan heb je wellicht tijdelijk dubbele lasten, maar dat is nog altijd minder tijdrovend en minder kostbaar dan wanneer je ad hoc gaten moet vullen en krachten moet gaan inhuren. Wij kijken dankzij de SPP bij het formatieproces nu bijvoorbeeld niet meer alleen naar het lopende jaar, maar plannen drie jaar vooruit. En als je geen gaten hoeft te stoppen, dan kun je in het kader van goed werkgeverschap met een SPP werken aan de behoeften van je medewerkers. Hoe je het ook inzet, het komt altijd de kwaliteit van het onderwijs ten goede.”
De manier waarop Groenblauwe Delta Yuverta de SPP invult, kan door elke mbo-instelling gebruikt worden. Mirella Magnin: “Zorg wel dat het breed wordt gesteund in je organisatie en dat je start met een duidelijke, gezamenlijke, visie als stip op de horizon. En de SPP levendig houden vraagt om discipline, maar je krijgt er zoveel inzicht voor terug. Als andere mbo-instelling interesse hebben in ons SPP-traject, kunnen ze altijd contact opnemen.”