Laden...
“Vrijheid om zelf activiteiten te kiezen, zorgt voor meer werkplezier”
Het Haarlem College startte in 2021 met een nieuwe werkverdeling van het taakbeleid. Teamleider Karin Rook: “We wilden af van het uren tellen dat met de niet-lesgebonden activiteiten samenhing omdat daardoor veel energie weglekte bij onze docenten. De nieuwe vorm van taakbeleid is inmiddels uitgegroeid tot een geheel nieuwe werkwijze die door alle medewerkers wordt gedragen.”
Hoe krijg je het taakbeleid beter in balans, niet alleen kwantitatief maar vooral ook kwalitatief? Bij het Haarlem College, een brede school voor vmbo en mavo stond deze vraag al langer centraal. Daarom richtten docenten, de PMR en het management in 2019 een HOT-team op voor Her-Ontwikkeling van het Taakbeleid. Teamleider Karin Rook is al vanaf het begin bij het project betrokken. “We wilden naar een systeem waarin teamspirit en werkplezier de boventoon voeren. Zo’n traject kun je niet van bovenaf opleggen als management, bij ons is het idee dan ook ontstaan vanuit de PMR en het docententeam waardoor het breed gedragen wordt in de organisatie.”
Belang van gesprek over taken
In 2021 omschreven we het project van het Haarlem College al onder de titel Van uren tellen naar een gebalanceerd taakbeleid. Hoe komt nu de werkverdeling tot stand? Als eerste stap hebben alle docenten van het Haarlem College hun huidige taken tegen het licht gehouden en gekeken in hoeverre ze passen bij de schoolvisie en bijdragen aan de kwaliteit van het onderwijs. Dit resulteerde in een lijst met 36 activiteiten. Karin Rook: “We hebben bewust gekozen voor het woord activiteiten. Een taak krijg je namelijk opgelegd en voor een activiteit kies je zelf. De tijd die voor een activiteit beschikbaar is, wordt helemaal losgelaten; de omvang wordt alleen nog in relatieve tijdsduur van klein, middelgroot of groot weergegeven. Vervolgens heeft het hele docententeam hun voorkeuren ingevuld naar het model van ‘Werkbalans’. Karin Rook: “Door de vragen ‘doe ik het, kan ik het, wil ik het en krijg ik er energie van’, krijg je een goed beeld van de kennis en interesses van je team, waar energie weglekt en waar nog training nodig is. De uitslag resulteert in een schoolbrede ‘organisatiefoto’ en individuele ‘praatplaten’. Met dit inzicht hebben we een aantal energielekkende activiteiten anders ingericht en zijn we op zoek gegaan naar een manier om de taken zo te verdelen dat ze aansluiten bij de interesse en behoefte van de medewerkers. We hebben ook enkele taken anders ingevuld of geschrapt waarbij te veel energie weglekte, zo heeft de 8-uur opvang een andere vorm gekregen waardoor er geen medewerkers bij hoeven te worden ingezet. We hebben een methode ontwikkeld waarbij de werkzaamheden worden verdeeld op een activiteitenmarkt. De eerste pilot vond fysiek plaats, maar in 2021 moesten we de activiteitenmarkt vanwege corona digitaal organiseren. Dat beviel zo goed dat we hebben besloten om de jaarlijkse markt altijd digitaal te organiseren. Iedere docent heeft in het programma Miro een persoonlijke bordje, dat hun werkweek weerspiegelt. Hierop geven ze aan hoeveel lessen ze geven op basis van hun aanstelling, hoeveel tijd er is voor algemene schoolactiviteiten en schoolbrede activiteiten. Daarna verdelen ze eerst de vakgroep activiteiten, zoals toetsen ontwikkelen, vakgroep voorzitterschap of het onderzoek doen naar lesmethoden. Vervolgens worden de mentoraten verdeeld. Als meerdere collega’s zich hebben ingeschreven voor een bepaalde taak, docentenbegeleider is bijvoorbeeld een populaire taak, dan volgen er verdeelgesprekken. De eerste keer hebben we alle rondes en verdeelgesprekken op één dag georganiseerd, maar na de feedback dat zo’n dag te lang is, is dat over meerdere dagen verdeeld. De digitale markt geeft meer transparantie, je ziet duidelijker waar de ambities en talenten liggen en voor welke taken je collega’s zich hebben opgegeven. De online markt combineren we nu met fysieke bijeenkomsten met de teamleiders, waarbij de docenten hun voorkeuren toelichten. Het gesprek hierover is enorm belangrijk.”
Bijschaven
Inmiddels heeft het Haarlem College twee activiteitenmarkten achter de rug en staat de derde alweer op stapel. Karin Rook: “We hebben aan het oorspronkelijke principe eigenlijk weinig veranderd, de uitgangspunten zijn overeind gebleven. Uit de jaarlijkse evaluatie komen wel verbeterpunten naar voren waardoor we steeds weer kunnen bijschaven en de methodiek zich steeds verder ontwikkelt. De verdeelgesprekken zijn bijvoorbeeld anders ingericht; we kozen er eerst voor om de docenten een ‘pitch’ te laten verzorgen voor de activiteit. Die werkwijze vonden de docenten niet passend omdat de medewerkers die wat bescheiden zijn, zich dan terugtrokken. Nu hebben we meer tijd ingebouwd tussen de activiteitenmarkt en richten de verdeelgesprekken zich veel meer op competenties. Ten slotte kunnen de docenten onderling beslissen wie die taak gaat uitvoeren.”
Vertrouwen en loslaten
Een andere inrichting van het taakbeleid moet vooral vanuit de werknemers komen, benadrukt Karin Rook. “Als directie moet je bereid zijn om los te laten en erop vertrouwen dat de taken eerlijk verdeeld worden. We hebben de activiteiten verdeeld naar activiteiten, kernactiviteiten en specialismen. Specialismen komen niet op de activiteitenmarkt, aangezien dit werkzaamheden zijn die hoge eisen aan deskundigheid, opleiding of continuïteit vragen. Kernactiviteiten en activiteiten komen wel op de markt. Kernactiviteiten, zoals docentenbegeleider en leerjaarcoördinator, zijn dusdanig belangrijk voor onze school dat de schoolleiding na de onderlinge verdeling door de docenten een zogenaamd checkgesprek houdt. Ook buigt het management zich nu over de vraag of een groot takenpakket ten koste mag gaan van de lesuren. We hebben besloten om de activiteitenmarkt in mei/juni te organiseren in plaats van februari omdat we dan meer inzicht hebben in de formatie en de vrije ruimte voor niet-lesgebonden activiteiten. Verder is een afvaardiging van het management wel aanwezig bij de activiteitenmarkt, maar dat is puur uit interesse.”
De nieuwe aanpak van het taakbeleid van het Haarlem College heeft de interesse gewekt van meerdere scholen en er worden ook presentaties gegeven binnen de eigen scholengroep. Karin Rook: “Als je het taakbeleid grondig anders aan wilt pakken, dan is onze opzet ook geschikt voor andere scholen. Dan moet je wel goed kijken of het bij je school past en de PMR en de medewerkers meekrijgen.” Volgens Karin Rook is het moeilijk objectief te meten of de nieuwe inrichting van het taakbeleid leidt tot werkdrukverlichting. “Ons gevoel is dat de werkdruk verlicht en het werkplezier toeneemt als docenten dit soort zaken zelf kan kiezen en niet opgelegd krijgt. De sfeer op onze school is beter en een groot voordeel is ook dat je je collega’s en hun interesses en competenties beter leert kennen.”
Meer weten over de aanpak van het taakbeleid op het Haarlem College? Download de factsheet Her-ontwerp taakbeleid Haarlem College >>
Meer weten over de methode werkbalans? Zie www.voion.nl/werkbalans