6. Monitoring, evaluatie en borging
Door het project regelmatig te monitoren worden knelpunten tijdig gesignaleerd en bijgestuurd. Zo gaat een project niet alleen goed van start, maar blijft het ook op koers en draagt het daadwerkelijk bij aan de beoogde doelen. Evaluatie achteraf biedt waardevolle inzichten in de behaalde resultaten (productevaluatie) en de manier waarop die resultaten zijn bereikt (procesevaluatie) en vormt daarmee een basis voor duurzame verbetering en toekomstig beleid (borging). Hieronder worden enkele stappen om te leren van én tijdens gesprekken kort toegelicht.
- Bepaal het doel van de monitoring en evaluatie
-
- ○ bijvoorbeeld:
- – Is het project goed georganiseerd verlopen?
- – Waren de betrokkenen tevreden over hun rol?
- – Wat ging goed en wat kan beter?
- Kies de evaluatiemethode
-
- ○ bijvoorbeeld:
- – Vragenlijsten (anoniem of niet)
- – Interviews (individueel of in duo’s)
- – Groepsgesprekken of een evaluatiebijeenkomst
- – Observaties of logboeken
- – Stel evaluatievragen op
- ○ bijvoorbeeld:
- – Waren de doelen en verwachtingen duidelijk?
- – Was de communicatie effectief?
- – Was er voldoende tijd en ondersteuning?
- – Hoe werd de samenwerking ervaren?
- – Wat werkte goed? Wat niet?
- Verzamel feedback
-
- ○ Plan dit tijdig in (liefst kort na afronding van de gesprekken)
- ○ Zorg voor een veilige sfeer waarin mensen eerlijk durven zijn
- ○ Combineer kwantitatieve (scores) en kwalitatieve (open antwoorden) feedback
- Analyseer de uitkomsten
-
- ○ Zoek naar patronen: wat komt vaak terug?
- ○ Benoem successen én knelpunten
- ○ Betrek eventueel een collega of externe voor een frisse blik
- Trek conclusies en formuleer aanbevelingen
-
- ○ Wat zijn de belangrijkste leerpunten?
- ○ Wat moet anders bij een volgende keer?
- ○ Wat moet behouden blijven?
-
- ○ Sluit het project af met een kort en helder verslag of een presentatie
- ○ Deel de resultaten en leerpunten met het team of de projectgroep
- ○ Gebruik de uitkomsten voor bijsturing of vervolgprojecten
- ○ Zorg voor borging: veranker resultaten en/of werkwijze in beleid
