4. Planning en organisatie
De school is een complexe organisatie met veel plaats- en tijdgebonden activiteiten. Iedereen op één moment bij elkaar krijgen om een dialoog te voeren over taakbeleid en werkdruk is een uitdaging op zich. Voor een soepele uitvoering van de gesprekken is een goede voorbereiding nodig.
Wie is wanneer waarbij betrokken? En wie regelt dit? Ook is het belangrijk om vervolg te geven aan de opbrengsten van de gesprekken. Hoe kom je op grond daarvan tot een beoordeling van taakbeleid?
Is er voldoende kennis en ruimte in huis voor het voeren van de gesprekken en het analyseren van de opbrengsten? Is er een veilige sfeer om de gesprekken te kunnen voeren? Heeft u extra ondersteuning nodig bij de voorbereiding of uitvoering van de gesprekken? Dan is het fijn als er hulp is; sociale partners hebben daarvoor enkele activiteiten in gang gezet. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan regionale voorlichtingsbijeenkomsten, een webinar, introductievideo, enz. Wilt u op de hoogte blijven van de geboden ondersteuning? Meldt u zich dan aan voor de LinkedIN-nieuwsbrief In gesprek over taakbeleid.
- Initiatief en besluitvorming:
-
- De schoolleiding neemt het initiatief om met de medezeggenschap een aanpak voor de herbeoordeling van het taakbeleid te bespreken.
- Oriënteer je samen op deze opdracht en neem met de medezeggenschap een besluit over de aanpak en fasering in het jaarplan.
- Houd in de planning rekening met bijstelling van eerder gestelde doelen en schoolplannen.
- Leer van de aanpak van andere scholen. Ga op zoek naar andere scholen die al verder zijn en wissel ervaringen uit.
- Belangrijke betrokkenen en draagvlak:
- Neem belangrijke betrokkenen mee bij de voorbereiding op de aanpak (teamleiders, sectievoorzitters, PMR, projectleiders en invloedrijke medewerkers).
- Stel een breed projectteam samen, met één of twee kartrekkers, die het projectplan en de uitvoering voorbereidt.
- Zorg voor een duidelijke projectopdracht.
- De uitwerking van taakbeleid van docenten heeft ook gevolgen voor ondersteuners en begeleiders. Neem hen daarom mee in het projectplan en de gesprekken over werkdrukverlichting en taakbeleid.
- Project- en communicatieplan opstellen:
De voorbereiding van het projectteam resulteert in:
- Een planning en doorlooptijd van de activiteiten; wie neemt wanneer, waar deel aan de dialoogsessies.
- Een briefing van de deelnemers op de inhoud van de dialoog en beschikbare informatie op school over de gespreksonderwerpen zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden (gelijke informatiepositie).
- Een (globaal) overzicht van welke thema’s aan bod komen.
- Een keuze in dialoogmethodiek (met of zonder procesbegeleider).
- Een uitgebreid communicatieplan om iedereen in de school mee te nemen in de ontwikkelingen.
De schoolleiding neemt een besluit over het definitieve projectplan.
- Ondersteuning bij de organisatie
- Regionale voorlichtingsbijeenkomsten
Voion organiseert samen met de sociale partners regionale voorlichtingsbijeenkomsten over de cao-afspraak rond taakbeleid. A.d.h.v. het raamwerk geven we handvatten voor de organisatie van het herbeoordelen van het taakbeleid op uw school. De data voor de voorlichtingsbijeenkomsten worden spoedig gepubliceerd.
- Interne begeleiding
Om de gesprekken op school goed te laten verlopen, kunnen scholen overwegen om procesbegeleiders in te zetten. De procesbegeleider zorgt voor een duidelijke opbouw van het proces, bewaakt de voortgang en zorgt dat iedereen betrokken blijft. Als voorbereiding op de gesprekken over taakbeleid kunnen scholen bijvoorbeeld interne coaches en/of projectleiders trainen in procesbegeleiding.
- Externe begeleiding
Daar waar scholen vastlopen in de organisatie of gespreksvoering, adviseren we externe coaching of mediation in te zetten en daarna het gesprek over het raamwerk weer voort te zetten.
