“Met kleine interventies langdurige uitval voorkomen”
Na drie achtereenvolgende jaren van stijging, is het ziekteverzuimpercentage voor het onderwijzend personeel in het voortgezet onderwijs in 2019, met 5,6%, gelijk gebleven aan 2018. De Goudse Scholengemeenschap Leo Vroman wist het ziekteverzuim binnen vier jaar van 8% naar 3% te brengen. Niet met rigoureuze veranderingen, maar met meer contactmomenten en aandacht. “Als iemand langdurig ziek wordt, ben je in feite al te laat.”
Vier jaar geleden liep het ziekteverzuim bij de GSG Leo Vroman op tot boven het landelijk gemiddelde. De organisatie besloot de aanpak van het verzuim over een andere boeg te gooien, vertelt hoofd onderwijsondersteuning en personeelszaken Daniëlle de Bruijn. “Ons ziekteverzuim liep op tot 8 procent, voornamelijk door pech en niet werk-gerelateerde klachten, maar ook door achterstallig onderhoud en te weinig aandacht voor preventie. Omdat wij de kleinschalige leeromgeving hebben ingevoerd en alles rondom de leerlingen organiseren, had het oplopende verzuim grote invloed op onze organisatie. We vinden het belangrijk dat onderwijs altijd door moet gaan, dus bij ziekte is er een vervanger en vallen er geen lessen uit. Een hoog ziekteverzuim levert dus weer meer werkdruk bij collega’s op en zo krijg je een sneeuwbaleffect.”
Vroeg en veelvuldig contact
De aanpak van het ziekteverzuim stond bij de GSG Leo Vroman tien jaar geleden ook al op de agenda. De organisatiestructuur rondom de meldingen werd omgegooid en de bedoeling was dat elke medewerker die zich ziek meldde, dezelfde dag nog contact had met zijn afdelingsleider en de arbodienst. “Het beleid dat er stond, was goed. De aanpak ervan is helaas verwaterd omdat we door de waan van de dag zijn ingehaald. In het onderwijs denkt men ook wat sneller ‘laat hem maar even’ of ‘misschien moet hij nog even uitzieken’. Maar als iemand langdurig ziek wordt, ben je te laat. De kracht zit in vroeg en veelvuldig contact door de leidinggevende. Niet ter controle, maar gewoon om te laten weten dat we er zijn en graag meedenken”, zegt Daniëlle de Bruijn die als waterpoloster tijdens Olympische Zomerspelen van 2008 goud behaalde en topscoorder was van dat toernooi. “Ik ben wel gewend om door te gaan en het hoofd koel te houden in moeilijke omstandigheden. Gelukkig kreeg ik vanuit de directie de ruimte om het ziekteverzuim beter aan te pakken in de vorm van een nieuwe collega, Elles Zijderhand. Zij heeft in het bedrijfsleven veel ervaring had opgedaan met de Wet verbetering poortwachter. Wij zijn allebei gewend om een stuk zakelijker met ziekteverzuim om te gaan en hadden behoefte om dat ook op de GSG Leo Vroman in te voeren, zonder het te forceren.”
Aandacht voor preventie
Om meer grip te krijgen op het ziekteverzuim, hielden Daniëlle de Bruijn en Elles Zijderhand een paar sparringgesprekken met een adviseur van Voion. Er werd gekeken welke stappen personeelszaken kon nemen om het beleid dat er al stond, weer beter toe te passen. “De aandacht ging daarbij vooral naar preventie, maar we kregen bijvoorbeeld ook de tip om positieve aandacht te geven aan medewerkers die zich weinig ziekmelden. We hebben met behulp van Voion ons personeel in kaart gebracht met het stoplicht-scenario: wie loopt veel risico op uitval, is diegene bijvoorbeeld een jonge starter, moet er naast het werk nog een studie worden gevolgd of heeft hij of zij een gezin met kinderen? Ik werk al ruim 16 jaar bij de GSG Leo Vroman en ben ook betrokken bij de sollicitaties, dus ik ken alle collega’s persoonlijk. Als je de risicogevallen in kaart hebt, kun je bij een profiel met een hoog risico vroegtijdig in actie komen. Dat betekent dat er direct vanaf de eerste dag van ziekte contact is met de afdelingsleider en de arbodienst. Daarnaast is het goed om al bij twee verzuimmeldingen van korte tijd te kijken naar de achtergrond van de klachten. En bij de derde ziekmelding binnen een jaar spreken we van frequent verzuim; dan wordt er altijd een gesprek met personeelszaken ingelast. Niet ter controle, maar, indien van toepassing, om langdurige uitval te helpen voorkomen. We gaan niet op de stoel van de arbodienst zitten, maar soms helpt het om gewoon in gesprek te gaan en meer aandacht voor elkaar te hebben. Startende docenten zijn bijvoorbeeld vaker perfectionistisch en dan kun je in het onderwijs je lol op. Als zij hun verhaal kwijt kunnen en wij aangeven dat ze niet zo hard hoeven te gaan, kan dat veel druk wegnemen.”
Omdat de verantwoording van de ziekgemelde bij de leidinggevende ligt, kregen de afdelingsleiders van de GSG Leo Vroman een interne training en werd de aanpak van het ziekteverzuim breeduit gecommuniceerd in de organisatie. “Sommige medewerkers voelen zich op het matje geroepen, daarom willen we niet als een pitbull bovenop een ziektemelding zitten en leggen we de nadruk op zorg en aandacht. We hebben geleerd dat docenten vaak even tijd nodig hebben, zij hebben met een heel andere belasting te maken dan medewerkers in het bedrijfsleven en daar hebben we oog voor. Zo proberen we met kleine interventies langdurige uitval of burnouts te voorkomen.”
Transparante tijdsgeest
Volgens Daniëlle de Bruijn past de beslissing om meer aandacht te geven aan een collega die zich ziekmeldt, bij het tijdsbeeld van nu. “Omdat wij hebben gekozen voor de gedifferentieerde leeromgeving, is ons onderwijs ook een stuk transparanter geworden. Ons hypermoderne, nieuwe gebouw is letterlijk transparanter met leerpleinen en glazen wanden en in het kader van de gesprekkencyclus, die gebaseerd zijn op competenties, zijn de functieschalen bij iedereen bekend. Een transparant ziekteverzuim hoort daarbij, iedereen weet vooraf dat drie ziektemeldingen binnen een jaar worden gezien als frequent verzuim. Er wordt nu ook veel gemakkelijk over ziekteverzuim, gezondheid en werkdruk gesproken, zeker door startende docenten die gewend zijn om te reflecteren. Kijk, ziekteverzuim kan op meerdere manieren worden aangepakt, met procedures of beleidsmatige veranderingen, maar ook door meer oprechte interesse en aandacht te tonen. Je moet natuurlijk wel tijd krijgen voor deze intensieve aanpak, anders blijft het onderbelicht. Wij wisten op deze manier de grootste hausse aan ziekmeldingen af te zwakken en hebben nu het gevoel dat we meer controle hebben gekregen. Nu is het tijd om door te pakken; we streven uiteindelijk naar een ziektepercentage dat onder het landelijk gemiddelde blijft.”