Verzuimaanpak bij SOML
In 2018 had Stichting Onderwijs Midden-Limburg (SOML) een hoog ziekteverzuim ten opzichte van de landelijke cijfers. De scholenkoepel met zeven middelbare scholen wist dit in vijf jaar terug te dringen tot ongeveer 5,2% nu. Fors lager dan de landelijke cijfers. De aanpak? Een breed gedragen visie van willen en durven investeren in medewerkers, gericht op persoonlijke aandacht en gedeelde verantwoordelijkheid. Voorzitter van het college van bestuur Thieu Kikken en Nadine Soons, adviseur gezondheidsmanagement, vertellen meer over de aanpak binnen SOML.
Thieu Kikken vertelt: “De verzuimcijfers waren bij ons echt zorgelijk. Daarom hebben we onder andere een taskforce opgericht om meer grip op verzuim te krijgen. De taskforce bestond uit leidinggevenden, bedrijfsarts en A&O-deskundige van de arbodienst, voorzitter van het CvB, adviseur gezondheidsmanagement en de HR-manager. Verder hebben we binnen onze organisatiestructuur gekozen voor de inzet van twee adviseurs gezondheidsmanagement. Zij hebben hun specifieke deskundigheid op het gebied van verzuim(preventie), re-integratie, coaching en duurzame inzetbaarheid. Op basis van het strategische HR-beleid, waar gezondheidsmanagement een onderdeel van is, hebben we als taskforce een plan van aanpak gemaakt.”
Gedeelde verantwoordelijkheid
Nadine Soons: “Onze visie is: het verzuim terugdringen door te investeren in preventie en de ontwikkeling van medewerkers. Dat doen we met een integraal HR-beleid, waarbij aandacht voor de individuele medewerker centraal staat. We gaan uit van een gedeelde verantwoordelijkheid: medewerkers en leidinggevenden hebben beiden een rol. Leidinggevenden worden getraind en gecoacht in het voeren van het goede gesprek (zelfs met een acteur) en in het herkennen van signalen. Bijvoorbeeld als iemand zich regelmatig ziek meldt, vaak klaagt over vermoeidheid of als er regelmatig klachten zijn over een medewerker. Het is belangrijk dat de leidinggevenden dan in gesprek gaan met de medewerker en kijken wat hij of zij nodig heeft. De adviseur gezondheidsmanagement kan daar eventueel bij ondersteunen.”
Trainingen en coaching
Medewerkers kunnen vervolgens gebruikmaken van een breed pakket aan interventies. “Onze eigen huisacademie (onderdeel van HR) biedt een breed scala aan workshops, interventies en trainingen,” aldus Nadine. “De trainingen zijn gericht op de verschillende levens- en loopbaanfases, vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling. Bijvoorbeeld ‘Een goede werk-privébalans’, een stemscreening en een training speciaal voor starters in het onderwijs. In de welzijnsnieuwsbrief die elk kwartaal verschijnt, en ook in Afas brengen we het aanbod onder de aandacht. Medewerkers kunnen zelf initiatief nemen om zo’n training te volgen. Vaak worden ze ook verwezen door hun leidinggevende. Daarnaast hebben we persoonlijke coaching hoog in het vaandel staan en bieden we intervisie in kleine groepen. We hebben zelf mensen opgeleid tot SOML-coaches. Daarnaast beschikken we over een groot aanbod aan externe coaches, ieder met zijn eigen specialisme.”
Zelf meedenken en regie nemen
Daarnaast is er de ME-scan. Thieu legt uit: “Dat is een instrument dat we inzetten voor elke medewerker die dat wenst, met name als er nog geen sprake is van verzuim. De ME-scan brengt kwaliteiten en potentieel haarscherp in beeld en geeft antwoorden op vragen als ‘Waar ligt jouw kracht?’ ‘Wat heb jij nodig om jouw kracht optimaal te benutten?’ of ‘Wat houdt je tegen?’ Daar wordt veel gebruik van gemaakt. Bovendien stimuleert het de medewerkers om zelf mee te denken en meer eigen regie te nemen in hun ontwikkeling. Zowel op professioneel gebied als voor hun eigen welzijn. Verder hebben we een goed partnership met de arbodienst. Zij geven advies op medisch gebied, maar ook op arbeids- en organisatieniveau. Het is fijn dat de lijntjes zo kort zijn, dat voelt prettig en stabiel. Het geeft vertrouwen om zo richting toekomst verder te kunnen bouwen.”
Signalen oppikken
Natuurlijk werken niet alle interventies even goed voor iedereen. Nadine: “Het is altijd belangrijk om te kijken naar de persoon en naar de organisatie. Wat heeft hij of zij nodig en wat kunnen we daarvoor bieden en op welke manier past het ook aan werkgeverskant? Ook is ons aanbod steeds in ontwikkeling. We blijven anticiperen op signalen uit gesprekken met medewerkers, leidinggevenden of de bedrijfsarts. En we werken aan een cultuur waarbij samen werken aan kennis, kwaliteit en welzijn voorop staat. Dat gaat steeds beter, zowel bij de leidinggevenden als de medewerkers zelf.”
Kijken naar mogelijkheden
Als een medewerker toch uitvalt, biedt SOML ook de nodige persoonlijke aandacht. Dat varieert van gesprekken tussen medewerker, leidinggevende en bedrijfsarts tot maatwerkoplossingen. Thieu: “We kijken vooral naar mogelijkheden die medewerkers wel nog hebben. Bijvoorbeeld aangepast werk of minder uren werken. Of soms alleen af en toe een kop koffie komen drinken om contact met het werk te blijven houden. Dat geeft medewerkers ook het gevoel dat ze erbij blijven horen. Op die manier werken we samen aan een snelle terugkeer op de werkvloer. Van de medewerkers wordt verwacht dat zij actief meedenken over hun re-integratie.”
Omgaan met weerstand
Deze aanpak heeft ervoor gezorgd dat het verzuim bij SOML flink is teruggedrongen. Maar eerlijk is eerlijk, bepaalde maatregelen en interventies leiden ook tot weerstand. Nadine: “Bijvoorbeeld het voeren van een frequent verzuimgesprek past niet altijd in de agenda van de leidinggevenden en medewerkers vinden zo’n gesprek soms bedreigend. Voor de scholen kan het organisatorisch soms ook onhandig zijn dat de (welzijns)trainingen onder lestijd worden gegeven. Belangrijk is dat we steeds goed proberen uit te leggen waarom we een bepaalde actie nemen. Daardoor hebben we het tij langzaam kunnen keren. Soms is de relatie tussen leidinggevende en medewerker niet optimaal of is er sprake van een (dreigend) conflict. Dan is het belangrijk om dat bespreekbaar te maken en te kijken hoe we er samen uit kunnen komen. Juist die persoonlijke aandacht zorgt ervoor dat iemand snel weer op een prettige manier kan terugkeren op de werkvloer.”
Pilot met big data
Het verzuimbeleid op SOML blijft in ontwikkeling. Zo loopt er op enkele scholen een pilot met artificial intelligence/big data. Thieu: “Door de gegevens van verschillende systemen te verzamelen, kunnen we al vroeg signaleren als bij een medewerker de druk oploopt. Denk aan kortdurende ziektemeldingen, informatie over lesverwijdering en dergelijke. Op die manier zien leidinggevenden sneller of het met een docent niet goed gaat en daar al op tijd over in gesprek gaan. Big data is natuurlijk wel een heikel punt, zeker als het gaat om privacygevoelige gegevens. Daarom hebben we goed onderzocht wat op dit gebied wel en niet kan.”
Krapte op de arbeidsmarkt
Met het oog op de toekomst zijn er ook nog flinke uitdagingen. Die hangen vooral nauw samen met het strategische HR-beleid, aldus Thieu. “Door de krapte op de arbeidsmarkt wordt de werkdruk steeds hoger. De vraag is dan ook: hoe kunnen we medewerkers minder belasten? Kunnen we bijvoorbeeld andere mensen inzetten voor taken als surveilleren in de pauze of het organiseren van reizen? Vinden we dat docenten allemaal hetzelfde moeten doen? Denk aan het mentorschap. Of gaan we meer maatwerk bieden en meer inzetten op persoonlijke kwaliteiten? Maar in hoeverre is dat mogelijk als de lessen toch gevuld moeten worden? Ook een belangrijke vraag: hoe trekken we nieuwe, jonge medewerkers aan? En hoe zorgen we ervoor dat ze enthousiast blijven? Allemaal vragen waar we als HR-team , bestuur en schoolleiding mee aan de slag gaan. We hebben de komende tijd dus nog genoeg te doen.”