Binnenkort verhuist de Arboscan-VO (de digitale RI&E voor het vo) naar een ander systeem, te weten het ArboManagementSysteem (AMS) van Kader Digital. Daarnaast komt er in dit systeem ook een alternatief voor het huidige Incidentenvenster-VO (incidentenregistratiesysteem voor het vo) beschikbaar. De ‘huidige’ Arboscan-VO en Incidentenvenster-VO blijven beschikbaar tot 1 januari 2024. Wat betekent dit?
Accountbeheerder per bestuur of school
In het nieuwe systeem geven we 1 account uit per bestuur of per school. Voor besturen die centraal regie voeren over het opstellen van de RI&E of het registreren van incidenten op hun scholen, past een account op bestuursniveau waarschijnlijk het best. Een account op schoolniveau past meestal het best voor scholen waarbij de schoolleiding verantwoordelijk is voor (de regie over) het opstellen van de RI&E of het registreren van incidenten voor hun school.
Met de huidige gebruikers maken we momenteel afspraken over of het accountbeheer op school- of bestuursniveau gewenst is. De accountbeheerder kan natuurlijk meerdere gebruikers toegang geven tot het AMS, maar kan niet alle autorisaties die bij het accountbeheer horen, toewijzen aan gebruikers.
De accountbeheerders ontvangen binnenkort een uitnodiging voor een bijeenkomst waarin ze wegwijs gemaakt worden in het AMS.
Verwerkersovereenkomst noodzakelijk
Om persoonsgegevens te beschermen sluit de bestuurder, als verwerkingsverantwoordelijke, een verwerkersovereenkomst met de softwareleverancier om de nieuwe software te gebruiken. Schoolbesturen die hebben aangegeven gebruik te gaan maken van het AMS, ontvingen vanaf half september een nieuwe verwerkersovereenkomst. Alleen als deze getekend wordt, kunnen we een account aanmaken in het AMS en ontvangt de accountbeheerder inlogcodes.
Bewaar de huidige RI&E’s en geregistreerde incidenten
De huidige Arboscan-VO en Incidentenvenster-VO zullen nog tot 1 januari 2024 toegankelijk blijven: daarna verdwijnen alle data. Eerder gemaakte RI&E’s en geregistreerde incidenten kunnen helaas niet worden ingelezen in de nieuwe applicatie. Wel kunt u eerder gemaakte RI&E’s en geregistreerde incidenten als Word- of Exceldocument toevoegen aan het nieuwe systeem. Zorg ervoor dat u de RI&E’s en incidenten die u wilt bewaren, vóór 1 januari 2024 exporteert en downloadt naar uw eigen computer.
Vragen?
Voion blijft uw eerste aanspreekpunt voor vragen en ondersteuning bij gebruik van de Arboscan-VO via info@voion.nl of 045- 579 6024 (op werkdagen tussen 9 en 16 uur).