Zelf uitvoeren of (gedeeltelijk) uitbesteden?
U mag het opstellen van een RI&E geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Bijvoorbeeld aan een arbodienst. Maar ook vrijgevestigde, gecertificeerde kerndeskundigen kunnen voor u een RI&E opstellen. Als uw school zelf de risico’s inventariseert dan moet u uw RI&E laten toetsen op volledigheid, betrouwbaarheid, actualiteit en of deze voldoet aan de stand der wetenschap en professionele dienstverlening (zie punt 3 Toetsing van de RI&E). Betrek in ieder geval de preventiemedewerker bij het opstellen en (laten) uitvoeren van de RI&E.

TIP
Als u externen inschakelt om de RI&E op te stellen, maak dan afspraken over welk instrument gebruikt wordt. Als u de Arboscan-VO laat gebruiken, kunt u zelf uw RI&E actueel houden. Vraag in dat geval zelf de gratis inlogcode aan en laat de externen voor de duur van de inventarisatie op uw licentie werken. Zo kunt u altijd over uw eigen RI&E beschikken en daar op verder bouwen.

Aan de slag
Aan de hand van een checklist uit een RI&E-instrument, bijvoorbeeld de Arboscan-VO, loopt de preventiemedewerker samen met collega’s, werkplekken, omstandigheden en werkprocessen langs op risico’s.

Voordat het zover is:

• Heeft het bevoegd gezag opdracht gegeven tot het uitvoeren van de RI&E. De opdracht om een RI&E uit te voeren of te actualiseren moet van een leidinggevende met (eind)verantwoordelijkheid voor arbo en verzuim komen.
• Heeft de p(g)mr ingestemd met het uitvoeren van de RI&E. De werkgever kan ervoor kiezen de medezeggenschap van meet af aan te betrekken bij de planning en voorbereiding van de RI&E of de p(g)mr in te stemmen met het kant-en-klaar projectplan voor de uitvoering van de RI&E.

Daarna kunt u beginnen met de volgende stappen:

1. Voorbereiding
Besluit over de scope van de RI&E. Voor welke werkplekken en-processen worden de risico’s geïnventariseerd? U kunt de RI&E gefaseerd uitvoeren, ook als het gaat om het actualiseren van de RI&E (feitelijk dient u al over een RI&E voor uw gehele organisatie te beschikken).

Besluit over de in te zetten middelen en planning:

• Hoe groot is het beschikbare budget in geld, tijd en menskracht (preventiemedewerkers)?
• In eigen beheer uitvoeren? Geheel uitbesteden of een mengvorm?
• Leg ten behoeve van de inventarisatie vast wie welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft.
• Welk instrument in te zetten om de RI&E op te stellen (bijvoorbeeld de Arboscan-VO).
• Afspraken (offertes!) over de toetsing van de RI&E door een gecertificeerd arbokerndeskundige.

2. Uitvoering en rapportage
Voer uw projectplan RI&E uit, beoordeel de gevonden risico’s op ernst en omvang en bepaal de volgorde waarin u deze aanpakt. Vul deze lijst aan met voorgenomen maatregelen, termijnen waarop de maatregelen gestart en afgerond worden, wie voor de uitvoering van de maatregelen verantwoordelijk zijn en welk budget ermee gemoeid is. Let op! De RI&E is pas compleet wanneer ook het (meerjaren) plan van aanpak klaar is.

3. Toetsing van de RI&E (inclusief plan van aanpak)
Leg de uitkomsten van de inventarisatie inclusief het plan van aanpak voor ter toetsing aan de BIG geregistreerde bedrijfsarts of een van de drie gecertificeerde kerndeskundigen (arbeids- en organisatiedeskundige, hogere veiligheidskundige of arbeidshygiënist). Afhankelijk van de aard/scope en de ernst van de risico’s, zullen kerndeskundigen op hun vakgebied de RI&E en het plan van aanpak toetsen. Kijk hier voor een overzicht van de scope van expertise van de gecertificeerde kerndeskundigen.

Getoetst wordt op:

• Volledigheid: zijn alle aanwezige risico’s (met hun achterliggende oorzaken) in de RI&E opgenomen?
• Betrouwbaarheid: zijn de risico’s goed geschat?
• Actualiteit: wordt de actuele stand van zaken beschreven en bent u uitgegaan van de laatste richtlijnen, normen, grenswaarden en wetgeving op het terrein van gezondheid en veiligheid (stand van de wetenschap en professionele dienstverlening)?
• Effectiviteit: zijn de geplande maatregelen uit het plan van aanpak effectief?

Kijk hier voor een volledig overzicht van de criteria waaraan de RI&E (inclusief het plan van aanpak) moet voldoen.

De toetsing van de RI&E is verplicht. Uitzonderingen van deze verplichting gelden alleen als u minder dan 25 werknemers in dienst heeft én u gebruik maakt van de Arboscan-VO (de erkende Branche-RI&E) of als alle medewerkers samen 40 uur of minder per week werken. In dat geval komt u in aanmerking voor een zogenaamde toetsingsvrijstelling van uw RI&E. Omdat dit in de praktijk in het vo niet zal voorkomen, betekent dit dat alle vo-scholen hun RI&E moeten laten toetsen.

TIP
Veel ergernis en oponthoud voorkomt u als u de beoogde toetser bij de voorbereiding van de RI&E betrekt of (goedkoper) de toetser uw inventarisatieplan toestuurt met de vraag op basis daarvan een offerte voor toetsing uit te brengen. Zorg dat uit het inventarisatieplan duidelijk blijkt welke deskundigheid u inzet, met welk RI&E instrument u de inventarisatie gaat opstellen en hoe u de resultaten en het plan van aanpak vastlegt. U voorkomt dan dat u tijdens het toetsen voor verrassingen komt te staan.

4. Implementatie

• De uitvoerder van de RI&E presenteert de bevindingen uit de getoetste RI&E inclusief het plan van aanpak aan de opdrachtgever (werkgever) en bij voorkeur aan de gehele schoolleiding.
• De uitvoerder van de RI&E presenteert de bevindingen uit de getoetste RI&E inclusief het plan van aanpak aan de p(g)mr ten behoeve van instemming met de in het plan van aanpak opgenomen maatregelen.
• De werkgever informeert overige belanghebbenden zoals werknemers, managers, interne en externe deskundigen, arbowerkgroep, etc.