Te aardig tijdens verzuimgesprekken

Hoe geef je in de praktijk invulling aan het verzuimprotocol? Een verzuimtraining voor leidinggevenden biedt ondersteuning bij het vaststellen en uitvoeren van de praktische regels. Een VO-consultant kan helpen met een verzuimtraining op maat. Tijdens een intakegesprek komt de VO-consultant er door middel van vraagstelling achter waar een school behoefte aan heeft? Willen de teamleiders leren om onbevooroordeeld gesprekken aan te gaan? Of heeft een school behoefte aan een meer praktische invulling/uitleg van de wet- en regelgeving? Wil men leren herkennen of er een lijn in het verzuim zit (bijvoorbeeld elke maandag of altijd de week voor de vakantie of een bepaald team of leeftijdsgroep)?

Telefonische ziekmelding
Een veel gebruikt middel tijdens de verzuimtraining is een training in een telefonische ziekmelding. Tijdens deze training zitten twee deelnemers met de ruggen tegen elkaar en wordt een casus nagespeeld. De overige deelnemers observeren. Worden er open of gesloten vragen gesteld? Wat zijn de valkuilen? Waar heeft de leidinggevende ‘last van’ tijdens verzuimgesprekken? Alles wat tijdens een verzuimtraining besproken wordt blijft binnenskamers, zodoende kan het er openhartig aan toe gaan.

Eerste contactmoment goed benutten
Er wordt geleerd om van (het eerste) telefonisch contact met de verzuimende medewerker al een ‘constructief moment’ te maken? Als er bijvoorbeeld een medewerker opbelt met de mededeling dat hij die dag thuisblijft omdat hij de hele nacht niet heeft geslapen vanwege een huilende baby of een ziek kind, dan kun je zeggen ‘oké, rust goed uit’. Of je zegt ‘dan blijf nog twee uurtjes liggen en kom dan naar school’. Dat scheelt weer een aantal uren verzuim en daardoor een heleboel geregel op school. Ook wordt er besproken over hoe om te gaan met het moment van het gesprek? Komt het gesprek de teamleider op dat moment wel gelegen? Is hij op het moment van de verzuimmelding wel in de gelegenheid om een goed gesprek aan te gaan, een luisterend oor te bieden. ‘Om 8 uur ’s ochtends is het bij de meeste mensen spitsuur…. Maak op dat moment een concrete afspraak over hoe laat je die ochtend terugbelt.’

Veel te aardig en vrijblijvend
Tijdens een verzuimtraining kan er ook gekozen worden voor een rollenspel met ondersteuning van een acteur. Een aantal door de school voorgedragen casussen worden nagespeeld. Tijdens een rollenspel worden de deelnemers vaak behoorlijk geconfronteerd met niet altijd subtiel gedrag. Zo werd ook ervaren door de Praktijkschool (PRO) Almere, waar Anita Verzijl in januari een verzuimtraining gaf. Er kwamen vooroordelen naar voren. Alweer ziek? Alweer dezelfde medewerker? Maar ook dat een teamleider ‘veel te aardig’ reageerde op de verzuimmelding. Dat het gesprek te informeel was. Ook bleek dat het maken van afspraken te vrijblijvend was. Dat er meestal geen goed verslag van het verzuimgesprek werd gemaakt.

Inroepen hulp extern deskundige
Tijdens een verzuimtraining kan ook aan de orde komen of en wanneer het zinvol is om een extern deskundige in te schakelen. Opvallend is dat het hier dan meestal een arbeidsdeskundige betreft en niet de bedrijfsarts. Ervaring leert dat ongeveer 70% van de verzuimgevallen geen medische achtergrond heeft. De arbeidsdeskundige heeft zicht op het werktempo, de situatie waarin de verzuimer zijn werkzaamheden verricht en kan mogelijk de werkzaamheden herstructureren waardoor de verzuimer (sneller) zijn werkzaamheden kan hervatten.

Verzuimbeleid is volgens Anita Verzijl een onontbeerlijk onderdeel van goed personeelsbeleid. ‘Boeien en binden van medewerkers’. Hiermee kan (veelvuldig) verzuim worden voorkomen. Hoe minder geld er hoeft te worden uitgegeven aan vervangende leerkrachten, hoe meer geld kan worden gespendeerd aan preventie.