Er wordt gezocht op *
Hoe geef je in de praktijk invulling aan het verzuimprotocol? Een verzuimtraining voor leidinggevenden biedt ondersteuning bij het vaststellen en uitvoeren van de praktische regels. De arbodienst of bedrijfsarts waarmee de school een basiscontract arbodienstverlening heeft, kan adviseren over een verzuimtraining op maat. De arbodienst/bedrijfsarts heeft zicht op hoe de school en de arbodienst/bedrijfsarts samenwerken in de verzuimbegeleiding. Op basis daarvan kan de arbodienst/bedrijfsarts de schoolleiding adviseren over de verzuimbegeleiding. Bijvoorbeeld over hoe teamleiders onbevooroordeeld (verzuim)gesprekken kunnen aangaan. Of heeft de schoolleiding behoefte aan informatie over en of uitleg van de wet- en regelgeving? Wil men leren herkennen of er een lijn in het verzuim zit (bijvoorbeeld elke maandag of altijd de week voor de vakantie of een bepaald team of leeftijdsgroep)?
Telefonische ziekmelding
Teamleiders hebben contact met de verzuimer, afhankelijk van het verzuimprotocol van de school ontvangt de teamleider een verzuimmelding of belt de teamleider naar aanleiding van de verzuimmelding met de verzuimer. Hoe dit soort gesprekken aan te pakken, wordt in de meeste verzuimtrainingen geoefend. Tijdens een training zitten twee deelnemers met de ruggen tegen elkaar en wordt een casus nagespeeld. De overige deelnemers observeren. Worden er open of gesloten vragen gesteld? Wat zijn de valkuilen? Waar heeft de leidinggevende ‘last van’ tijdens verzuimgesprekken? Alles wat tijdens een verzuimtraining besproken wordt, blijft binnenskamers, zodoende kan het er openhartig aan toe gaan.
Eerste contactmoment goed benutten
Door de training leren deelnemers om van (het eerste) telefonisch contact met de verzuimende medewerker al een ‘constructief moment’ te maken. Als er bijvoorbeeld een medewerker belt met de mededeling die dag thuis te blijven vanwege een slapeloze nacht met een huilende baby of een ziek kind, dan kun je zeggen ‘oké, rust goed uit’. Of je zegt ‘dan blijf nog twee uurtjes liggen en kom dan naar school’. Dat scheelt weer een aantal uren verzuim en daardoor een heleboel geregel op school. Ook besteden de meeste trainingen aandacht aan de timing van het gesprek. Komt het gesprek de teamleider op dat moment wel gelegen? Is hij op het moment van de verzuimmelding wel in de gelegenheid om een goed gesprek aan te gaan, om aandachtig te luisteren. ‘Om 8 uur ’s ochtends is het bij de meeste mensen spitsuur…. Maak op dat moment een concrete afspraak over hoe laat je die ochtend terugbelt.’
Veel te aardig en vrijblijvend
Tijdens een verzuimtraining kan ook gekozen worden voor een rollenspel met ondersteuning van een trainingsacteur. Een aantal door de school voorgedragen of veel voorkomende casussen worden nagespeeld. De nabespreking van het rollenspel is een waardevol leermoment. Deelnemers krijgen feedback op wat hun gedrag teweeg brengt bij de ander. Vaak komen impliciete, onbewuste vooroordelen – die we allemaal hebben - naar voren. Alweer ziek? Alweer dezelfde medewerker? Deelnemers geven elkaar ook feedback op hun aanpak. Bijvoorbeeld dat een teamleider ‘veel te aardig’ reageerde op de verzuimmelding. Dat het gesprek te informeel was. Ook bleek dat het maken van afspraken te vrijblijvend was. Dat er meestal geen goed verslag van het verzuimgesprek werd gemaakt. Kortom; verzuimtrainingen bieden veel leermogelijkheden.
Inroepen hulp extern deskundige
Tijdens een verzuimtraining kan ook aan de orde komen of en wanneer het zinvol is om een extern deskundige in te schakelen. En welke deskundigheid? Wanneer een HR-adviseur of een arbeidsdeskundige als casemanager en niet de bedrijfsarts? Ongeveer 70% van de verzuimgevallen heeft geen medische oorzaak. De arbeidsdeskundige heeft zicht op het werktempo, de situatie waarin de verzuimer zijn werkzaamheden verricht en kan mogelijk de werkzaamheden herstructureren waardoor de verzuimer (sneller) zijn werkzaamheden kan hervatten. Een casemanager met een HR-achtergrond zal waarschijnlijk meer oog hebben voor het belang van verzuimbeleid als een onontbeerlijk onderdeel van goed personeelsbeleid. ‘Boeien en binden van medewerkers’. Hiermee kan (veelvuldig) verzuim worden voorkomen. Hoe minder geld er hoeft te worden uitgegeven aan vervangende leerkrachten, hoe meer geld kan worden gespendeerd aan preventie.
Afsluitend; een verzuimtraining op maat biedt prima leermogelijkheden om te leren van elkaar en van verschillende deskundige ondersteuners.