VOION Haganum 1672 2Header3

Inspiratie

Hoe organiseer je strategische personeelsplanning in de RAP-regio?

dinsdag 22 december 2020 | Onderwijsarbeidsmarkt | Algemeen Voion

RAP-regio's kunnen veel profijt hebben van regionale strategische personeelsplanning (SPP). Daarvoor is nodig dat scholen en schoolbesturen binnen een RAP-regio echt samenwerken en vertrouwen hebben in elkaar. Dat is nog niet altijd het geval. Hoe krijg je dat voor elkaar? Daarover ging de RAP-kennisdelingsbijeenkomst van 9 december 2020.

Werken aan een regionale strategische personeelsplanning (SPP) staat in RAP-regio's in de kinderschoenen, merken Voion-adviseurs Robert Hommen en Jack de Bruin. 'Het wordt spannend gevonden. Maar met een goede SPP heb je beter zicht op te verwachten overschotten en tekorten: in welke vakken, voor welke functies? Als je dat weet, kun je gerichter werven en ontstaan betere matches op zowel school- als op regioniveau. Met één druk op de knop van het Scenariomodel-VO moet je het kunnen regelen. Waar zit dan die spanning? Wat is nodig om in de regio succesvol samen te werken op dat punt?' Dat onderwerp bespreekt Esther Klaster van Common Eye, adviesbureau in samenwerkingsvraagstukken, uitvoerig met de deelnemers.

Vertrouwen
'Samenwerking van verschillende organisaties is soms ingewikkeld', zegt Klaster. 'Je moet een ander vertrouwen voor je die in je keuken laat kijken. Vertrouwen is nodig om samen te werken, maar het lastige is dat vertrouwen pas ontstaat tijdens de samenwerking.' Een van de deelnemers, een HR-manager, herkent dat. 'In onze RAP-projectgroep hebben we geen moeite om gegevens te delen, maar de schil eromheen wel. Dus we moeten eerst intern een brug bouwen. De bestuurder moet het zien zitten.' Een projectleider heeft een andere ervaring. 'We kregen partijen redelijk snel mee, maar dat komt ook doordat ik als projectleider een ander in de rol van aanjager zette. De insteek was: laten we de potentie van de regio benutten. Dat werkte.'

Elkaar leren kennen
Klaster bespreekt vijf aspecten die belangrijk zijn om succesvol samen te werkenin de regio: ambitie, belangen, relatie, organisatie en proces. Een samenwerkingsrelatie opbouwen begint met elkaar leren kennen. Organisaties moeten formele en informele contactmomenten organiseren en zorgen voor interactie. In die echte, en in coronatijd virtuele, ontmoetingen laten ze zien dat ze een betrouwbare partner zijn. Zo komen ze gaandeweg in een opwaartse spiraal van meer waardering, begrip en loyaliteit. De ander iets gunnen creëert extra motivatie.
Zo groeit het vertrouwen in elkaar. Behalve vertrouwen is ook waakzaamheid nodig. Klaster: 'De kunst is om voorzichtig te beginnen met samenwerken. Alles dichttimmeren met strakke gedetailleerde afspraken bevordert het wantrouwen over en weer. Je kunt beter met een specifiek project aan de slag gaan, een paar afspraken maken en goed evalueren.'

Belangen
Organisaties werken samen vanuit een gezamenlijk maatschappelijk belang, maar ze hebben ook elk hun eigen organisatiebelangen, zoals imago, financiën of werkdrukverlaging, en soms spelen er individuele belangen. Klaster: 'Als je een ambitie kunt formuleren die recht doet aan ieders belangen, wordt de samenwerking beter. Je moet een setting creëren om het over die belangen te hebben. Stop je ze weg, dan spelen ze op gegeven moment onder tafel mee.'

Samenwerkingslijnen
Bij samenwerking is het goed om na te gaan hoe de samenwerkingslijnen liggen. Die lijnen horen er te zijn tussen gelijke niveaus van de samenwerkende organisaties: bestuurlijk, beleidsmatig en uitvoerend niveau. Voor elke organisatie geldt dat er intern goede lijnen moeten zijn tussen die drie niveaus. Valt ergens binnen of tussen organisaties een lijn weg, dan kunnen problemen ontstaan. Klasters advies is: 'Ga als RAP-deelnemer na of alle lijnen van de samenwerking goed zijn. Zo niet, bedenk dan wat je daaraan kan doen.' Het laatste advies dat ze geeft over samenwerking is: kijk naar het proces en evalueer de kwaliteit van de samenwerking, los van de inhoud.

Door Klasters verhaal en door het uitwisselen van ervaringen hebben de deelnemers meer zicht gekregen op (het wegnemen van) belemmeringen in de onderlinge bestuurlijke afstemming en hebben ze inspiratie opgedaan om de regionale samenwerking te versterken. Ook zijn knelpunten benoemd en oplossingen bedacht om te komen tot regionale afstemming in het strategisch managen en matchen van personeel.

Tips voor goede samenwerking

  • Zorg voor formele en informele contactmomenten om elkaar te leren kennen en een relatie op te bouwen. Houd daarbij een open vizier.
  • Begin voorzichtig met samenwerken. Geef meer aandacht aan goede evaluatie achteraf dan aan strakke, gedetailleerde afspraken vooraf.
  • Zet een bestuur met energie in de leidende rol.
  • Betrek teamleiders bij het proces.
  • Formuleer gemeenschappelijke ambities en zorg ervoor dat die recht doen aan ieders belangen.
  • Werk in de verschillende programmalijnen aan het gemeenschappelijke doel.
  • Ga na of er samenwerkingslijnen zijn op bestuurlijk, beleidsmatig en uitvoerend niveau binnen en tussen de samenwerkende organisaties. Zorg ervoor dat die lijn er komt waar die nu ontbreekt en versterk eventuele zwakke lijnen.
  • Zorg voor betrokkenheid van de hogeschool, los van inductie en werving.
  • Evalueer het samenwerkingsproces.

Demonstratie
Het streven is dat de samenwerkende scholen en schoolbesturen binnen een RAP-regio regionaal beleid maken om strategisch te managen en te matchen. De deelnemers krijgen dan ook een praktische demonstratie van de SPP-module en uitleg van Mijn Regio-Omgeving, een nieuwe functionaliteit binnen het Scenariomodel-VO om samen te werken aan (regio)SPP. Zo hebben ze aan het einde van de bijeenkomst een goed beeld van een veilig implementatietraject van formatieplanning naar SPP en van SPP op schoolniveau via schoolbestuurniveau naar regioniveau.

Meer informatie?