Op de meeste scholen wordt al heel wat aan duurzame inzetbaarheid gedaan. Maar vaak zijn ze niet als zodanig wordt gelabeld. Gebruik al deze puzzelstukjes om een planmatig duurzaam-inzetbaarheidsbeleid op te zetten. Voor een effectieve (vervolg)aanpak onderscheidt Capgemini zes processtappen. Het gaat hierbij om een cyclisch proces; het onderwijs, uw organisatie en de werknemers ontwikkelen zich immers continu!

Figuur: Zes stappen voor een effectieve (vervolg)aanpak van duurzame inzetbaarheid (Capgemini, 2021).

Hieronder lichten we deze stappen kort toe. Kijk voor een uitgebreide beschrijving in het rapport Quickscan Duurzame inzetbaarheid en Leven lang ontwikkelen van het ministerie van SZW en Capgemini. 

Ad. 1 Analyse
Werken aan duurzame inzetbaarheid begint met een gedegen analyse: waar staat de school op dit moment en waar liggen de (voornaamste) uitdagingen? Waarschijnlijk is in de school al heel veel informatie (versnipperd) aanwezig. Het is belangrijk deze informatie bij elkaar te brengen én goed te analyseren: waar staat de school op dit moment en waar liggen de (voornaamste) uitdagingen. Bijvoorbeeld op het gebied van:

• de ontwikkeling van leerlingenaantallen en de behoefte aan docenten (bekijk ook het Scenariomodel VO van Voion);
• de uitstroom van docenten, doorstroommogelijkheden en benodigde instroom;
• verschuivingen in de organisatiestructuur (zoals fusie of reorganisatie);
• docentenpopulatie: goede mix qua leeftijd, deeltijd/voltijd, vaste/tijdelijke contracten;
• de mogelijkheden binnen het taakbeleid;
• de informatie en inzichten die uit het verzuimsysteem zijn te halen (zie ook Van verzuiminzicht naar aanpak);
• aanknopingspunten voor vervolgacties vanuit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO);
• de aanwezigheid en het gebruik van periodiek gezondheidskundig onderzoek;
• scholing (formeel en informeel);
• de aanwezigheid en kwaliteit van persoonlijke ontwikkelgesprekken;
• de aanwezigheid en het gebruik van een actuele Risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E).

Levert de analyse nog niet alle gewenste informatie op? Zet dan aanvullende hulpmiddelen in, zoals (quick)scans en vragenlijsten. Zorg er in ieder geval voor dat u voldoende informatie verzamelt van alle niveaus binnen de organisatie. Als het goed is, geeft de analyse ook inzicht in het bestuurlijk vermogen van de school: is de schoolleiding in staat om (bij) te sturen?

Ad. 2 Plan van aanpak
Bepaal op basis van de analyse waar de knelpunten liggen als het gaat om duurzame inzetbaarheid. Stel vervolgens prioriteiten voor de aanpak ervan. Formuleer de doelen zo ‘SMART’ mogelijk en stel vast hoe gemeten gaat worden of doelen behaald zijn.

De volgende stap is om een gericht en integraal plan van aanpak op te stellen: wat gaan we concreet doen? Aan welke thema’s gaan we werken, welk type activiteiten en interventies zetten we in en hoe zijn deze onderling met elkaar verbonden?

Om de doelen te bereiken, zijn de betrokkenheid én medeverantwoordelijkheid van werknemers onmisbaar. Betrek ze daarom bij alle stappen in het proces: deel de uitkomsten van de analyse en betrek ze bij het vaststellen van de doelen en het plan van aanpak.

Ad. 3 Interventieontwikkeling
De volgende stap is het daadwerkelijk ontwikkelen van de interventies. Zorg ervoor dat ze aansluiten bij de uitdagingen, behoeften en voorkeuren van weknemers. Daarnaast is het belangrijk dat de doelen (meetbaar) worden bereikt.

Maak een planning voor iedere activiteit en interventie. Neem hierin ook de communicatie mee om draagvlak te creëren. Als het mogelijk is, voer dan eerst een pilot uit bij een kleine groep. Op basis van de bevindingen kan de interventie verder worden aangescherpt.

Ad. 4 Implementatie
Nu is het zaak om aan de slag te gaan met de implementatie van de interventie(s). Zorg ervoor dat werknemers weten wat de doelen zijn, welke interventies op welk moment plaatsvinden en wat er van hen wordt verwacht. Laat zien wat de activiteiten en interventies voor hen kunnen opleveren, bijvoorbeeld met praktijkverhalen. In deze fase is de rol van de leidinggevende belangrijk. Door de activiteiten te faciliteren en continu in gesprek te zijn met zijn medewerkers en de schoolleiding, zorgt hij voor een optimale afstemming én blijvende motivatie.

Ad. 5 Evaluatie
Evalueer – conform de planning uit stap 2 – de uitvoering van de activiteiten. Zijn de activiteiten uitgevoerd zoals gepland (proces) en zijn de resultaten (kwantitatief en kwalitatief) behaald? Wat gaat goed, wat kan beter, waar stoppen we mee en waar gaan we mee door? Wat hebben we geleerd en welke inzichten hebben we gekregen die we bij een volgende interventie kunnen gebruiken? Communiceer de behaalde successen door de hele organisatie.

Ad. 6 Borging
Het is belangrijk om de effectieve onderdelen van het plan vast te houden en afscheid te nemen van activiteiten die niet (blijken te) werken. Zorg ook hier weer voor communicatie en draagvlak. Organiseer bijvoorbeeld een workshop of bijeenkomst om de behaalde resultaten te bespreken en samen nieuwe plannen te maken. Doorloop daarbij weer dezelfde processtappen, zodat duurzame inzetbaarheid een integraal en continu proces wordt; een onderdeel van de bedrijfsvoering van de school.