Arbo Vo 192

Veilig en vitaal werken

Van verzuiminzicht naar aanpak

Van verzuiminzicht naar aanpak

Inleiding

Moeten verzuimen is vervelend, zowel voor de werkgever als de werknemer. Zeker als het langdurig of vaak terugkomend verzuim betreft. Scholen spannen zich dan ook in om oorzaken van het (ziekte)verzuim terug te dringen en om de emotionele en financiële schade te beperken.

Ondanks deze inspanningen is het ziekteverzuim in het voortgezet onderwijs (vo) vanaf 2015 aan het stijgen. In 2019 was het gemiddelde ziekteverzuimpercentage onder docenten in het vo zelfs 5,6%, dat is ruim 3.350 fte. Als het verzuimpercentage teruggebracht zou kunnen worden tot 4,4% - het gemiddelde Nederlandse ziekteverzuimpercentage in 2019 - is het geprognosticeerde lerarentekort van 800 fte in 2021 bijna ingevuld. Natuurlijk is daarmee een mismatch niet opgelost, maar in een sector waar iedere leraar voor de klas telt, moet naast instroombevordering van nieuwe docenten ook worden ingezet op het dichten van het verzuimlek.

Vanuit het oogpunt van zorg voor werknemers als ook vanuit het lerarentekort en de onderwijskwaliteit is het dus zaak om het ziekteverzuim in het vo terug te dringen. Om de verzuimaanpak in de individuele scholen (beter) te kunnen ondersteunen, is het noodzakelijk om inzicht te hebben in de macro- en sectorspecifieke factoren die een rol spelen bij (de stijging van) het ziekteverzuim in het vo.

In dit artikel doen we verslag van een verdiepende analyse op de vo-verzuimdata van DUO. Daarbij geven wij inzicht in de verschillende verzuimkengetallen en zoomen we verder in op de spreiding van de meest recente gegevens over verzuim in het voortgezet onderwijs. Visies op hoe (ziekte)verzuim te voorkomen, te begeleiden en aan te pakken vallen buiten het bestek van dit artikel. Wel geven we karakteristieken en aanknopingspunten om het verzuim terug te dringen.

Ziekteverzuimkengetallen

Op basis van het ‘Besluit informatievoorziening WVO’ leveren schoolbesturen in het voortgezet onderwijs (vo) ieder jaar verzuim- en formatiegegevens aan DUO. DUO controleert en verwerkt deze personeelsgegevens en berekent op basis hiervan de ziekteverzuimkengetallen. In de rapportages van DUO en Voion worden de vier voornaamste ziekteverzuimkengetallen gepresenteerd. Dit zijn:

  • het gemiddelde ziekteverzuimpercentage
  • de gemiddelde ziekmeldingsfrequentie
  • de gemiddelde ziekteverzuimduur
  • het nulverzuimpercentage

Deze verzuimmaten hoeven niet evenredig met elkaar samen te hangen. De maten worden namelijk allemaal over deels verschillende gevallen gemeten en verschillende periodes. Bij de interpretatie van de data is het dan ook belangrijk om te weten hoe de verschillende kengetallen worden berekend. Voor deze berekening wordt de ‘Standaard voor verzuimregistratie’ gevolgd. Voor een uitgebreide uitleg over de berekeningsmethodiek en de formules, zie de ‘definities en berekeningen’.

In onderstaande figuur wordt kort uitgelegd welke delen van het verzuim meetellen voor de berekening van de verschillende kengetallen. Daarbij stelt iedere letter (A t/m D) een persoon voor en iedere lijn het begin en eind van het verzuim van die persoon. De vakken geven de tijd in jaren weer.

               2018                         2019                         2020

delen van verzuim

In dit voorbeeld berekenen we het ziekteverzuim over 2019. Daarbij worden de verzuimkengetallen als volgt berekend:

  • Het ziekteverzuimpercentage (ZVP) geeft aan welk deel van de arbeidscapaciteit in de verslagperiode (in dit geval 2019) verloren is gegaan wegens ziekteverzuim. Voor de berekening van het ZVP 2019, worden alle verzuimdagen in 2019 meegeteld. In bovenstaand voorbeeld betreffen dit dus alleen de rode delen van het ziekteverzuim van de personen A t/m D.
  • De ziekmeldingsfrequentie (ZMF) betreft het gemiddeld aantal ziekteverzuimmeldingen per werknemer in een bepaalde periode. Voor de berekening van de ZMF 2019, worden alleen die gevallen geteld waarvan het ziekteverzuim is gestart in 2019. In bovenstaand voorbeeld zijn dat dus de personen B en C.

  • De ziekteverzuimduur (ZVD) geeft de duur van de ziekte weer. Voor de berekening van de ZVD 2019, worden alle ziekteverzuimdagen geteld van die personen van wie het ziekteverzuim is beëindigd in 2019. In bovenstaand voorbeeld zijn dit dus de ziekteverzuimperiodes (zwarte én rode delen) van de personen A en B. Bij de berekening van deze maat worden deeltijders meegeteld als fulltimers.

  • Nulziekteverzuimpercentage (NZV) is het percentage werknemers dat zich niet ziek heeft gemeld in 2019. Voor de berekening van het NZV 2019, worden de werknemers zonder ziekteverzuim in 2019, gedeeld door het totaal aantal werknemers in 2019.

Inzicht in alle ziekteverzuimkengetallen noodzakelijk
Uit bovenstaande definities blijkt dat de kengetallen niet los van elkaar geïnterpreteerd kunnen worden; bijvoorbeeld een hoge ziekmeldingsfrequentie betekent niet automatisch dat er ook een hoog verzuimpercentage is. En zo blijkt de berekeningswijze van de gemiddelde ziekteverzuimduur (GZVD) een ‘na-ijleffect’ te kennen, zeker bij langdurig verzuim. Een hoge GZVD kan theoretisch worden veroorzaakt doordat er veel (langdurige) verzuimgevallen worden afgesloten in dat jaar, zonder dat dit gepaard gaat met een hoog ziekteverzuimpercentage in dat jaar zelf. Een goed inzicht in het verzuim is dan ook alleen mogelijk is als men over alle ziekteverzuimkengetallen beschikt.

Voortschrijdend verzuim
Voor inzicht in de ontwikkeling van het ziekteverzuim gedurende het lopende jaar, is het voor individuele scholen bovendien van belang om ook over het voortschrijdend verzuim te beschikken. Dat wil zeggen de ziekteverzuimkengetallen over de afgelopen twaalf maanden (bijvoorbeeld in een maandelijkse rapportage). Daarmee worden seizoensfluctuaties (bv. de griepmaand december of vakantiemaand augustus) gecorrigeerd en kunnen periodieke rapportages met elkaar worden vergeleken om te zien hoe het verzuim zich ontwikkelt.

Organisatie- en personeelskenmerken
Omdat organisatiekenmerken (schoolgrootte, regio, schoolsoort enz.) en personeelskenmerken (leeftijdsverdeling, geslachtsverdeling, werktijdfactor enz.) van invloed kunnen zijn op het verzuim, berekent DUO ook de verzuimkengetallen voor deze variabelen. Daarbij worden de organisatie- en persoonskenmerken ieder apart berekend en gepresenteerd. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld het gemiddelde ziekteverzuimpercentage en de ziekmeldingsfrequentie per leeftijdsgroep en per geslacht apart worden berekend, maar niet in samenhang (bijvoorbeeld mannen in de leeftijdscategorie 35 – 44 jaar).

In de volgende paragraaf gaan we in op enkele algemene trends in het verzuim van de afgelopen jaren.

Algemene trends

Het ziekteverzuim in het voortgezet onderwijs wijkt deels af van de landelijke trends en loopt op een aantal aspecten gelijk op.

Landelijk

In het algemeen is het verzuim in Nederland de laatste jaren enigszins gestegen. De voornaamste reden van die stijging ligt in de afschaffing van (flexibele) pensioen- en /of seniorenregelingen en stijging van de AOW-leeftijdsgrens. Langer doorwerken is (wettelijk) afgedwongen zonder dat dit gepaard ging met flankerende maatregelen om langer doorwerken fysiek en mentaal mogelijk te maken.
Deze maatregelen versterken een daaruit voortvloeiende andere algemene trend, namelijk de vergrijzing in de arbeidspopulatie. Hierdoor is ook een nieuw landelijk verzuimpatroon ontstaan: meer langdurig verzuim. Oudere werknemers verzuimen nu eenmaal minder vaak maar wel veel langer. In alle sectoren is daarom een stijging van het langdurig verzuim te zien.

Daarnaast is er nog een andere landelijke trend zichtbaar, namelijk de daling van de ziekmeldingsfrequentie. De achtergronden van die daling zijn niet helemaal bekend, maar genoemd kunnen worden:

  • Een zekere terughoudendheid bij werknemers om zich ziek te melden, zeker in tijden van economische recessie.
  • Toename van thuiswerken. Daarbij zijn kortdurende gezondheidsklachten vaker zonder ziekmelding op te vangen.
  • Een strengere werving en selectie op personeel.

Aan beide landelijke trends lijkt in 2019 een einde gekomen. Zowel de stijging van het ziekteverzuimpercentage als ook de daling van de ziekmeldingsfrequentie lijken nu af te vlakken.

In het vo

In het vo wijken de trends enigszins af van het landelijk beeld. In tegenstelling tot de landelijke trend, is de ziekmeldingsfrequentie bij het Onderwijs Ondersteunend Personeel (OOP) niet echt afgenomen. En het Onderwijzend Personeel (OP) onderscheidt zich al jaren van zowel het landelijke beeld als van het OOP door een veel hogere ziekmeldingsfrequentie. Wel overeenkomstig de landelijke trend is er een lichte stijging van het langdurig verzuim te zien (zie ook de volgende paragraaf).

De achtergronden van die verschillen met de landelijke trends liggen voor de hand. Door een andere pensioenregeling bestaat in het vo toch nog de mogelijkheid om eerder uit te treden waardoor de effecten van de vergrijzing worden gedempt. Daarnaast speelt mee dat het onderwijs een contactberoep is waardoor de mogelijkheden voor thuiswerken minder groot zijn; bij ziekte moet men zich dan ook echt ziekmelden. Tenslotte stelt het werk in het vo specifieke mentale eisen door het contact met jongeren in de adolescentiefase. De aanmerkelijk hogere ziekmeldingsfrequentie van met name het OP is een kenmerk van de specifieke werksoort van het vo en de organisatie van het onderwijs.

Het vo nader belicht

Om een goed verzuimbeleid op te stellen in school en/of het ziekteverzuim effectief aan te kunnen pakken, is het van belang om meer inzicht te krijgen in hoe het verzuim is opgebouwd in een populatie en door de jaren heen.

Ziekteverzuimduur

Ziekteverzuim raakt meerdere facetten van de bedrijfsvoering van de school. Veel kort verzuim (hoge ziekmeldingsfrequentie) verstoort met name de continuïteit van het onderwijs, terwijl langdurig verzuim (lange verzuimduur) leidt tot hoge kosten en – door vervangingsproblemen - leerachterstand bij de leerlingen. In onderstaande tabel is de verzuimduur in het vo weergegeven over de jaren 2016 tot en met 2018.

Tabel: Percentage ziekteverzuim naar duurklasse (ziekteverzuim > 1 jaar is niet meegenomen) in vo van 2016 t/m 2018 (DUO, 2019)

Percentage ziekteverzuim naar duurklasse

Wat opvalt is dat het nulverzuim (werknemers die gedurende het jaar niet verzuimen) afneemt en het middellang en lang verzuim toenemen.

Daling nulverzuim
Een nadere analyse van DUO leert dat met name 65-plussers een heel hoog nulverzuim hebben dat nu sterk afneemt. Van alle 65-plussers heeft 74% in 2016 en 65% in 2018 zich niet ziek gemeld; dat is voor de andere leeftijdsgroepen tussen de 35% en45%. Daar waar vroeger alleen gezonde 65-plussers bleven doorwerken (healthy worker effect), werken door de gestegen AOW-leeftijd nu ook minder gezonde ouderen door. Dit zien we ook terug in het aantal werkende 65-plussers; deze groep is tussen 2016 en 2018 gestegen met 784 personen waardoor ze ook steeds zwaarder meewegen in het totale verzuim.

Stijging langdurig verzuim
Deze toenemende vergrijzing in het vo heeft een ander, reeds genoemd, effect, namelijk dat het langdurig verzuim stijgt. Zoals we gezien hebben, verzuimen ouderen weliswaar minder, maar wel langer. Met het stijgen van de leeftijd neemt de kans op een chronische aandoening – en daarmee gepaard gaande langere uitval – toe. De preventie van chronische aandoeningen ligt vaak in een gezonde leefstijl op jongere leeftijd (gezonde voeding, voldoende beweging, niet roken enz.) waardoor voor 65-plussers doorgaans helaas curatieve (ontzie-)maatregelen resten. Dit onderstreept het belang om reeds op jonge(re) leeftijd met duurzame inzetbaarheid te beginnen.

Verzuimvolume
Wat ook opvalt is dat slechts een kleine groep verantwoordelijk is voor een groot volume van het verzuim. Als men het verzuimvolume omlaag wil brengen, dan is verstandig om het beleid in eerste instantie op deze groep te richten. In (zeer) kleine organisaties kan het ‘pech’ zijn dat er een aantal langdurige (niet beïnvloedbare) verzuimgevallen zijn. Maar doorgaans kan het verzuimvolume met intensief casemanagement effectief worden teruggebracht. Voor vo-scholen is het dan ook aan te raden in een zo vroeg mogelijk stadium werk te maken van het casemanagement en waar nodig – al dan niet met externe hulp - te investeren in re-integratie in het arbeidsproces.

Spreiding gemiddelde ziekteverzuimpercentage (GVP)

In 2019 was het gemiddelde ziekteverzuimpercentage (GVP) in het voortgezet onderwijs 5,7%. Als we inzoomen op het GVP per school, zien we echter een grote spreiding.

Spreiding van GVP in het vo 2019

In bovenstaande figuur staan in de horizontale as de individuele scholen op volgorde van oplopende verzuim (iedere school heeft een volgnummer gekregen). In de verticale as is het gemiddelde verzuimpercentage weergeven. De blauwe lijn geeft vervolgens het ziekteverzuimpercentage per school weer. Daarin is tevens het ziekteverzuimpercentage van het 25e percentiel (25% scholen met het laagste verzuim) en 75e percentiel (75% scholen met het laagste verzuim) weergegeven. De oranje lijn geeft het sectorgemiddelde ziekteverzuim in het vo weer.
We zien nu de grote spreiding in ziekteverzuim in het vo; 25% van de scholen heeft een ziekteverzuimpercentage van minder van 4,3%, maar ook 25% van de scholen heeft een ziekteverzuimpercentage van meer dan 6,9% dat uiteindelijk zelfs oploopt tot boven de 19%.

De ziekmeldingsfrequentie in het vo laat eenzelfde beeld zien, waarbij de spreiding varieert van 0,28 tot 3,44.

Samenhang tussen verzuimpercentage en ziekmeldingsfrequentie

Ook zou men verwachten dat er een correlatie is tussen het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van een school en de gemiddelde ziekmeldingsfrequentie (ZMF): vo-scholen met een laag ziekteverzuim zullen naar verwachting ook een lage ziekmeldingsfrequentie hebben. Dit blijkt echter niet het geval.

Correlatie tussen GVP en ZMF per vo-school in 2019

In bovenstaande figuur zijn de vo-scholen (in de horizontale as weer genummerd in volgorde van oplopend ziekteverzuimpercentage) weergegeven naar hoogte van het gemiddelde ziekteverzuimpercentage (in blauw) en de bijbehorende ziekmeldingsfrequentie (in oranje). De linker verticale as geeft het gemiddelde ziekteverzuimpercentage weer en de rechter verticale as de gemiddelde ziekmeldingsfrequentie. Hieruit blijkt dat het verzuimpercentage en de ziekmeldingsfrequentie vrijwel geheel los van elkaar staan. Er zijn vo-scholen met een laag verzuimpercentage en (zeer) hoge ziekmeldingsfrequenties en er zijn scholen met een hoog verzuimpercentage en lage ziekmeldingsfrequentie. Hieruit kunnen we concluderen dat de hoogte van het ziekteverzuim in het vo bij sommige scholen wordt veroorzaakt door een hoge ziekmeldingsfrequentie en bij sommige door een lange duur en bij sommige scholen door beide. Dit betekent tevens dat een sectorale standaard aanpak niet effectief is, maar dat maatwerk per school noodzakelijk is.

Consistentie in verzuimpercentage in de tijd

Bij een consistent ziekteverzuimbeleid zou men mogen verwachten dat de fluctuaties in het ziekteverzuimpercentage tussen opeenvolgende jaren gering zijn. In het vo blijkt dit voor veel scholen echter niet het geval. Veel vo-scholen kennen grote schommelingen in het ziekteverzuimpercentage tussen opeenvolgende jaren. In onderstaande grafiek is dit zichtbaar gemaakt voor 2019.

Verzuimverschil in procentpunten per Brin in 2019 t.o.v. 2018

In deze grafiek is het verschil in ziekteverzuimpercentage van 2019 t.o.v. 2018 te zien per school (Brinnummer). Het verschil in ziekteverzuimpercentage tussen beide jaren is daarbij uitgedrukt in procentpunten. De vele (grote) ‘uitschieters’ laten zien dat het ziekteverzuimpercentage in veel vo-scholen niet consistent is in de tijd; een verzuimpercentage in enig jaar, kan het jaar daarna tot wel meer dan 8%-punt hoger of lager uitvallen. De schommelingen in ziekteverzuimpercentage in de andere jaren laten eenzelfde beeld zien.

Ook de ziekmeldingsfrequentie in het vo laat tussen opeenvolgende jaren grote schommelingen zien.

Aanbevelingen op sectorniveau

Naast de gebruikelijke aandacht voor verzuim in het kader van de wetgeving, is er in verschillende richtingen meer aandacht nodig:

  • Voor een goed ziekteverzuimbeleid zijn goede en juiste verzuimcijfers noodzakelijk. Dit betekent dat iedere school goed moet nadenken wie over welke ziekteverzuimcijfers, op welk niveau moet beschikken om goed sturing te kunnen geven aan het ziekteverzuimbeleid.
  • Een hoge ziekmeldingsfrequentie brengt de continuïteit van de dagelijkse lessen op school in gevaar. Op veel scholen in het vo is de ziekmeldingsfrequentie hoog; er is dan ook aparte aandacht nodig voor deze opvallend hoge frequentie. Scholen kunnen nog eens kritisch kijken naar de verzuimdrempel in hun beleid (m.n. het ziekmeldings- en hersteld meldingsbeleid).
  • Een hoog ziekteverzuimpercentage in het vo duidt op veel middellang en lang verzuim. Goed opgezet casemanagement door gespecialiseerde medewerkers (of m.b.v. externe inhuur) kan (de doorloop naar) langdurig verzuim voorkomen. Dat betekent snel contact met en aandacht voor een verzuimende medewerker om te bespreken wat (wel) mogelijk is en welke interventies nodig zijn om te re-integreren.
  • Als het verzuimbeleid op orde is, is er meer aandacht nodig voor de preventie van (middellang en langdurig) verzuim.
  • De grote schommelingen in het verzuim bij scholen, duidt erop dat ziekteverzuimbeleid ad hoc wordt toegepast. Pas als het verzuim (heel) hoog oploopt, komt er een periode van aandacht. Als vervolgens het verzuim dan daalt, verslapt de aandacht weer, waardoor het verzuim weer kan oplopen. In het vo is dan ook meer aandacht nodig voor het persistent kunnen volhouden van een adequaat verzuimbeleid. Ziekteverzuim als vast onderdeel in het managementoverleg en aandachtspunt bij teamoverleg kan een eerste stap zijn. Ook regelmatige evaluatie van het ziekteverzuimbeleid – en aanpassing indien nodig – helpt om het ziekteverzuim terug te dringen.
  • In het vo zijn scholen die een consistent laag ziekteverzuimpercentage en lage meldingsfrequentie hebben. Voion bericht regelmatig over deze scholen; dit zijn voorbeelden waarvan kan worden geleerd.
  • In het vo is er niet alleen een grote spreiding binnen scholen, maar ook bij individuele medewerkers. Weinig bekend maar wel belangrijk is dat het verzuim lang niet door iedere medewerker wordt veroorzaakt. In 2019 was het percentage ‘nulverzuimers’ in het vo circa 40%. Minder bekend is dat 70% van het verzuim wordt bepaald door gemiddeld 15% van de medewerkers: 7% verzuimt vaker dan 3x per jaar en 7% van de medewerkers verzuimt minstens 42 dagen per jaar en 1% van de medewerkers doet beide. Dat vraagt om maatwerk.
  • Werkgevers moeten zich bij hun verzuimbeleid (wettelijk) laten ondersteunen door een arbodienst/kerndeskundigen. Voor een effectief verzuimbeleid is het zaak dat de externe partner(s) passen bij de visie en strategie van de school. Scholen dienen er dan ook voor te zorgen dat hun visie op ziekte en verzuim zo expliciet mogelijk is om een juiste keuze in samenwerkingspartner te kunnen maken.

Meer informatie: